रिसेप्शन डेस्क किसी भी संगठन का चेहरा और आवाज है। एक स्वचालित रिसेप्शनिस्ट सॉफ्टवेयर आगंतुक प्रबंधन की पूरी प्रक्रिया को सरल करता है। चाहे वह ग्राहक, उम्मीदवार या ग्राहक हों, उनके लिए, रिसेप्शनिस्ट संगठन के साथ संपर्क का पहला बिंदु है। यही कारण है कि वे एचआर, या मार्केटिंग विभाग जैसी कंपनी के लिए समान रूप से महत्वपूर्ण हैं।

इसलिए, जब ग्राहक कॉल करता है या संगठन में प्रवेश करता है, तो एक सुखद अनुभव के लिए एक रिसेप्शनिस्ट प्रमुख रूप से जिम्मेदार होता है। लेकिन, ऑनलाइन, और कॉल पर आमने-सामने संचार का प्रबंधन, एक ही समय में सभी तनावपूर्ण हो सकते हैं।

कॉलिंग क्लाइंट, बिलिंग, शेड्यूलिंग अपॉइंटमेंट्स आदि जैसे विभिन्न कार्यालय कर्तव्यों को उनके पहले से ही चुनौतीपूर्ण कार्य में जोड़ सकते हैं। जब एक स्वचालित रिसेप्शनिस्ट सॉफ्टवेयर बचाव के लिए आता है।

2019 में दक्षता बढ़ाने के लिए कुछ प्रमुख फ्रंट ऑफिस मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर सिस्टम की त्वरित सूची यहां दी गई है।

पीसी के लिए सबसे अच्छा स्वचालित रिसेप्शनिस्ट उपकरण क्या हैं?

Vonage Business Solutions

ऐप और डाउनलोड के रूप में उपलब्ध वॉनज बिजनेस सॉल्यूशंस, व्यावसायिक संचार को बेहतर बनाने में मदद करता है। यह क्लाउड-आधारित स्वचालित रिसेप्शनिस्ट सॉफ़्टवेयर वेब ब्राउज़र, स्मार्टफ़ोन और व्यावसायिक उत्पादों के साथ सहजता से मिश्रित होता है।

Vonage बिज़नेस फ़ोन सिस्टम, midsize व्यवसाय के लिए एकदम सही हैं जो इंटरनेट पर काम करने वाले उपकरणों के साथ अपने वीओआईपी फोन सिस्टम को ठीक करता है।

यह उद्यमों को फोन पर कनेक्ट करने में मदद करता है, पाठ संदेश के माध्यम से, या वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग के माध्यम से रिसेप्शनिस्टों के लिए बहुत समय बचाता है।

कॉल अनाउंस करना, विकल्प को डिस्टर्ब न करना, या एक एक्सटेंशन पर विभिन्न उपकरणों को जोड़ने के विकल्प की स्क्रीनिंग करना, इसकी प्रमुख विशेषताओं में से हैं। खाता प्रबंधक व्यवस्थापक पोर्टल के माध्यम से कॉल का प्रबंधन कर सकते हैं और कॉल रिकॉर्डिंग का मूल्यांकन कर सकते हैं, डैशबोर्ड दृश्यता बदल सकते हैं, और बहुत कुछ।

वे बिलिंग विवरण भी देख सकते हैं, और पोर्टल पर डायल-अप सीमाएं तय कर सकते हैं। डेस्कटॉप समाधानों के अलावा, उपयोगकर्ता आसान पहुँच के लिए इसका मोबाइल ऐप भी डाउनलोड कर सकते हैं। इसे Google, आउटलुक या सीआरएम के साथ भी सिंक किया जा सकता है।

मूल्य: $ 19.99 से शुरू होता है।

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GoCanvas

डेटा प्रविष्टि और संपर्क प्रबंधन फ्रंट डेस्क स्टाफ के महत्वपूर्ण पहलुओं में से एक है। GoCanvas सबसे अच्छा फ्रंट ऑफिस मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर है जो उपयोगकर्ताओं को मिनटों में अपना काम पूरा करने में मदद करता है।

यह उपयोगकर्ताओं को असीमित रूपों को बनाने और भरने में मदद करके संगठनों के लिए शक्तिशाली सुविधाओं के साथ आता है। एक बोनस के रूप में - उपयोगकर्ता असीमित डेटा भी बचा सकते हैं।

यह एक ड्रैग एंड ड्रॉप टूल प्रदान करता है जो उपयोगकर्ताओं को बिना किसी कोडिंग या प्रोग्रामिंग के अपने मोबाइल ऐप बनाने में सक्षम बनाता है। यह उपयोगकर्ताओं को केवल एक क्लिक में टूल या मॉनिटरिंग गैंडों की जाँच के लिए छवियों को कैप्चर करने की अनुमति देता है।

इसके अलावा, यह आपके स्मार्टफोन पर केवल एक हस्ताक्षर प्राप्त करके बिक्री आदेश की पुष्टि करने में मदद कर सकता है।

कैनवस भी गणना के साथ क्रम मूल्य का सही अनुमान लगाने में मदद करता है। इससे ज्यादा और क्या? यह उपयोगकर्ताओं को जीपीएस ट्रैकिंग के साथ उपकरण या टीम के सदस्य स्थान के बारे में सूचित रखता है।

एक क्लिक में बारकोड स्कैनिंग, मोबाइल भुगतान का सहज आत्मसात और इसके अन्य ऐप्स में ग्राहक डेटाबेस को अपलोड करना इसकी कुछ अन्य उल्लेखनीय विशेषताएं हैं।

मूल्य: नि: शुल्क परीक्षण उपलब्ध; उद्यम स्तर संस्करण $ 45 से शुरू होता है।

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ग्रीटली डिजिटल रिसेप्शनिस्ट

ग्रीटली डिजिटल रिसेप्शनिस्ट विजिटर चेक-इन के लिए एक ऐप है जो उपयोगकर्ताओं को अधिक काम करने में मदद करता है। प्रशासन किसी भी संगठन का एक महत्वपूर्ण और जटिल हिस्सा है और ऑटोमेशन के साथ Greetly वर्कफ़्लो को सरल करता है।

फ्रंट डेस्क को प्रबंधित करने से लेकर मीटिंग्स या ट्रैवल शेड्यूल तय करने तक, यह सॉफ्टवेयर सभी मल्टी-टास्किंग को आसान बनाने और समय बचाने में मदद करता है।

इस फ्रंट ऑफिस मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर का इरादा उच्च स्तर के अनुकूलन की पेशकश करते हुए पैसे बचाने और दक्षता बढ़ाने का है। यह क्लाउड-आधारित विज़िटर लॉग पर काम करता है और हमेशा अतिरिक्त सुविधा के लिए उपलब्ध होता है।

इसके अलावा, यह वॉयस मैसेज, ईमेल, टेक्स्ट मैसेज या स्लैक का उपयोग करके तुरंत अलर्ट भेजता है।

कीमत: 14-दिवसीय नि: शुल्क परीक्षण उपलब्ध; $ 99 / माह से शुरू होता है।

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जिव स्वर

Jive voice एक अन्य क्लाउड-आधारित और एकीकृत स्वचालित rec है

यह रिसेप्शनिस्ट सॉफ्टवेयर सभी आकारों की विभिन्न कंपनियों के लिए उपयुक्त है। वॉइसमेल बॉक्स से लेकर वर्चुअल रिसेप्शनिस्ट सॉफ्टवेयर तक, यह होस्टेड वीओआईपी सुइट्स की एक श्रृंखला प्रदान करता है। यह ऑटो अटेंडेंट सिस्टम वास्तविक समय में फोन सिस्टम का प्रबंधन और अद्यतन करता है। यह Jive की वेबसाइट का उपयोग करके इंटरनेट समर्थित डिवाइस से ऐसा कर सकता है।

ऐप द्वारा विज़ुअल डायल प्लान एडिटर फोन सिस्टम को आश्चर्यजनक तरीके से सेट करने में मदद करता है। यह एक कस्टम डायल योजना का उपयोग करके अग्रिम कार्यक्रम बनाने में मदद करता है जो उपयोगकर्ता के जाने के बाद स्वचालित रूप से सक्षम हो जाता है। उपयोगकर्ता पूरे दिन के लिए शेड्यूल जोड़ने में मदद करने के साथ-साथ कस्टम अभिवादन भी जोड़ सकते हैं।

इसकी अन्य प्रमुख विशेषताओं में से एक Find Me / Follow Me है जो उपयोगकर्ताओं को एक निश्चित व्यवस्था में आने वाले कॉल को कई फोन पर निर्देशित करने में सक्षम बनाता है। यह व्यक्तिगत उपयोगकर्ताओं को अपने एक्सटेंशन पर स्विच करने के दौरान एक विशेष कॉल प्रवाह बनाने में मदद करता है।

मूल्य: $ 19.95 से शुरू होता है।

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Hootsuite

फ्रंट डेस्क को प्रबंधित करना केवल कॉल में भाग लेने, या आगंतुकों को प्रबंधित करने के बारे में नहीं है। लेकिन, यह ग्राहक डेटाबेस को खोजने और बनाने के बारे में भी है और सोशल मीडिया के माध्यम से आज का सबसे अच्छा तरीका है।

Hootsuite निस्संदेह अग्रणी सॉफ्टवेयर में से एक है जो उपयोगकर्ताओं को एक स्थान पर अपने सोशल मीडिया का प्रबंधन करने में मदद करता है। इस तरह यह एक प्रतिस्पर्धी सामने कार्यालय प्रबंधन सॉफ्टवेयर के रूप में दोगुना हो जाता है जिससे रिसेप्शनिस्टों को सोशल मीडिया पर पकड़ बनाने में मदद मिलती है।

सॉफ्टवेयर उपयोगकर्ताओं को अपने सामाजिक पदों को शेड्यूल करने में मदद करके समय बचाने के लिए डिज़ाइन किया गया है। यह सभी सोशल अकाउंट पर एक साथ कई पोस्ट को शेड्यूल करने के द्वारा, हर समय उन्हें सोशल मीडिया प्लेटफॉर्म पर सक्रिय रहने में मदद करता है।

यह उपयोगकर्ताओं को पूर्व-अधिकृत सामग्री के साथ भी अपडेट रखता है जिसे टीम पोस्ट कर सकती है। डेटा को उपयोगकर्ता की पसंदीदा क्लाउड फ़ाइल में सहेजा जाता है।

इससे ज्यादा और क्या? यह उपयोगकर्ताओं को विस्तृत रिपोर्टिंग के साथ सोशल मीडिया प्रचार के प्रभाव का अनुमान लगाने की भी अनुमति देता है। इसके अलावा, उपयोगकर्ता हैशटैग, कीवर्ड और स्थान का उपयोग करके सोशल मीडिया चैट को देख और फ़िल्टर भी कर सकते हैं।

उपयोगकर्ता कई भाषाओं में वार्तालाप पा सकते हैं। इससे उन्हें यह पता लगाने में मदद मिलती है कि दूसरे उनके ब्रांड के बारे में क्या बात कर रहे हैं, आदि।

मूल्य: 30-दिवसीय नि: शुल्क परीक्षण उपलब्ध; इसके बाद $ 5.99 / माह की कीमत।

आम धारणा के विपरीत, फ्रंट डेस्क पर एक रिसेप्शनिस्ट के पास बहुत सारी चीजें हैं। विज़िटर प्रबंधन से, क्लाइंट कॉल, शेड्यूलिंग मीटिंग, लंच या यात्रा कार्यक्रम में भाग लेने, क्लाइंट डेटाबेस को प्रबंधित करने के लिए, बहुत कुछ किया जाना चाहिए।

ये कुछ सर्वश्रेष्ठ-स्वचालित रिसेप्शनिस्ट सॉफ़्टवेयर हैं जो उन्हें समय पर बचाने और चीजों को सरल बनाने में मदद करते हैं। इसलिए, बढ़ी हुई उत्पादकता के लिए उन्हें अपने व्यवसाय में लागू करना शुरू करें।