मुद्रण किसी भी व्यवसाय के प्रमुख कार्यों में से एक है। इसका महत्व इस तथ्य से उपजा है कि, कुछ दस्तावेजों, डेटा और जानकारी को हार्ड कॉपी प्रारूप में पढ़ना अपेक्षाकृत आसान है, और यह संदर्भ उद्देश्यों के लिए विशेष रूप से महत्वपूर्ण है। इसके परिणामस्वरूप, अब डिजिटल समाधान हैं, जो विशेष रूप से प्रिंटर के प्रदर्शन को अनुकूलित करने और मुद्रित जानकारी के सर्वोत्तम प्रदान करने के लिए डिज़ाइन किए गए हैं।

दूसरी ओर, प्रिंटर प्रबंधन सॉफ्टवेयर एक ऐसा अनुप्रयोग है जो मुद्रण कार्यों का प्रबंधन करता है, मुद्रण उत्पादन के अनुकूलन की दिशा में, कंप्यूटर और प्रिंटर के बीच एक सक्षम समन्वय प्रदान करके। सॉफ्टवेयर आमतौर पर एक केंद्रीकृत सर्वर पर तैनात किया जाता है, जो प्रिंटर को नेटवर्क के भीतर कंप्यूटर से जोड़ता है। यह आपको अपनी मुद्रण प्रक्रिया पर बेहतर नियंत्रण करने में सक्षम बनाता है, जिससे आपके वर्कफ़्लो को अधिक प्रभावी और तेज़ बनाया जा सकता है।

पिछले 20 वर्षों में, प्रिंटर प्रबंधन उपकरण (सॉफ्टवेयर) के उपयोग में लगातार वृद्धि देखी गई है। आज, लगभग सभी व्यवसाय इसे दैनिक आधार पर अपने मुख्य व्यवसाय संचालन में अपनाते हैं। एक विशिष्ट प्रिंटर प्रिंटर प्रबंधन सॉफ्टवेयर के साथ आता है, जिसे केवल ऐसे प्रिंटर की जरूरतों को पूरा करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। यह बड़े या मध्यम स्तर के उद्यम में आदर्श नहीं होगा जो प्रिंटर के विभिन्न ब्रांडों का उपयोग करता है।